CRM dla administracji państwowej
System ITCube to bardzo uniwersalne narzędzie usprawniające pracę w firmach oraz różnego rodzaju instytucjach. Bardzo ciekawym przykładem zastosowania systemu do zarządzania relacjami z Klientami jest zrealizowane wdrożenie w jednostce administracji państwowej jakim jest Gmina Ochotnica Dolna.
CRM dla administracji państwowej
Oprogramowanie ITCube CRM to bardzo uniwersalne narzędzie, które usprawnia funkcjonowanie nie tylko firm ptywatnych ale także różnego rodzaju jednostek administracji publicznej. Poniżej opisano ciekawy przykład wdrożenia pakietu ITCube w celu usprawnienia przepływu informacji w Gminie Ochotnica Dolna.
ITCube w Gminie Ochotnica Dolna
Założeniem podstawowym do wprowadzenia systemu ITCube CRM w tej jednostce administracji Państwowej, było usprawnienie komunikacji pomiędzy Urzędem Gminy a mieszkańcami oraz archiwizacja prowadzonych spraw w jednym systemie informatycznym.
Wdrożenie systemu CRM w jednostce administracji państwowej
W pierwszym etapie tej inwestycji firma ITCube Software – producent systemu ITCube CRM – zaproponowała konfigurację systemu uwzględniającą moduły: ITCube CRM, MAIL, PROJEKTY, SMS, FORMULARZE dla niespełna 20 pracowników.
Moduł CRM wykorzystywany jest do:
- budowania bazy mieszkańców
- gromadzenia informacji o firmach i innych Urzędach współpracujących z Gminą
- planowanie spotkań/zebrań i codziennych zadań
- archiwizacji ważnych dokumentów (skany pism, dokumentacje projektowe, wnioski mieszkańców itp.)
odnotowywania ważnych informacji - komunikacji wewnątrz Gminy
Moduł MAIL umożliwia Gminie usprawnienie komunikacji z zewnętrznymi podmiotami oraz mieszkańcami. Dzięki możliwości budowania szablonów korespondencji, poprawiono szybkość obsługi prostych zapytań oraz wprowadzono jednolity wygląd korespondencji.
Moduł PROJEKTY to kluczowy element wdrożenia systemu ITCube w Gminie. Wykorzystywany jest do:
- prowadzenia i organizacji projektów (np.: unijne dofinansowania, gazyfikacja gminy, wydarzenia i imprezy kulturalne itp.)
- prowadzenia i monitorowania spraw mieszkańców oraz wyznaczania numeracji JRWA,
- gromadzenia grup mieszkańców zainteresowanych danym tematem
- kampanii mailingowych i SMS. Mieszkańcy otrzymują od Gminy wiadomości o najważniejszych wydarzeniach i prowadzonych inicjatywach.
Moduł SMS – stanowi narzędzie do komunikacji z mieszkańcami. W połączeniu z możliwościami modułu PROJEKTY, umożliwia sprawne prowadzenie kampanii informacyjnych dla mieszkańców Gminy.
Na potrzeby Gminy w systemie ITCube został skonfigurowany mechanizm ułatwiający opisywanie prowadzonych spraw zgodnie z klasyfikacją JRWA oraz wprowadzony został specjalny mechanizm numerowania projektów. Dodatkowo uruchomiony został moduł FORMULARZE – który umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji pism przychodzących i wychodzących. Ta książka korespondencji ułatwia pracownikom Gminy szybkie odszukanie pisma i sprawdzenie jego statusu.
Podsumowanie
Obecnie z systemu korzysta ponad 50 użytkowników, a początkowa konfiguracja została rozszerzona o możliwość prowadzenia spraw w ramach modułu PROJEKTY zgodnie z klasyfikacją JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt). Koordynatorem oraz inspiratorem wdrożenia po stronie Urzędu Gminy, był Wójt Tadeusz Królczyk, który dopilnował aby każda osoba była odpowiednio przeszkolona, dzięki czemu został wykorzystany potencjał oprogramowania ITCube. Pan Tadeusz Królczyk podkreśla: „Komunikacja z firmą ITCube Software przebiegała sprawnie na każdym etapie wdrożenia i co istotne, prowadzone prace przebiegały zgodnie z założonym harmonogramem. Dzięki dobrze poprowadzonym szkoleniom, pracownicy przekonali się do nowego narzędzia pracy i szybko docenili jego atuty.”
