Moduł CRM
Podstawowy moduł naszego systemu umożliwia m.in. zarządzanie informacjami dotyczącymi firm, osób kontaktowych, produktów oraz dokumentów. Dzięki modułowi CRM możemy również łatwo zarządzać czasem pracy oraz realizować proces sprzedaży od momentu przygotowania oferty, poprzez zamówienie, a kończąc na wystawieniu faktury. Moduł podstawowy wspiera także mechanizmy wymiany informacji wewnątrz firmy.
Kartoteka firm oraz
osób kontaktowych
CRM oferuje możliwość przechowywania szczegółowych informacji na temat firm oraz osób kontaktowych. Formularz kontrahenta oraz osoby kontaktowej składa się nie tylko z danych teleadresowych ale także ze zbioru cech oraz pól dodatkowych, które można samodzielnie definiować. Gwarantuje tym samym możliwość opisania kontrahentów w taki sposób by znalazły się w nich nie tylko dane standardowe ale i te specyficzne - istotne z punktu widzenia firmy użytkującej system. Karta kontrahenta i osoby kontaktowej posiada także pełną historię kontaktów zawierającą m.in. takie dane jak: notatki, zadania, dokumenty, maile czy też dokumenty handlowe. Oczywiście takie informacje są udostępniane zgodnie ze zdefiniowanym modelem praw i uprawnień.
Obieg dokumentów
Każdy użytkownik naszego systemu CRM może archiwizować dowolne pliki – najczęściej są to umowy, oferty, zamówienia, dokumentacje techniczne, zdjęcia czy też kalkulacje. Dokumenty te mogą być następnie powiązane z kontrahentem, projektem, zadaniem czy dokumentem handlowym. System CRM gwarantuje przechowywanie dokumentów w jednej scentralizowanej bazie danych oraz wygodne mechanizmy szybkiego ich wyszukiwania. Pilnuje jednocześnie by każdy z pracowników miał wgląd tylko do zasobów, które zostały mu udostępnione. Każdy plik ma swoją historię – można w łatwy i szybki sposób sprawdzić poprzednie wersje dokumentu, a także zobaczyć gdzie został on wykorzystany.
Kartoteka
produktów i usług
Ważnym aspektem obsługi Klienta jest szybki dostęp do aktualnej oferty. Rozbudowana kartoteka produktów oraz usług oferuje każdemu z pracowników możliwość szybkiego wyszukania interesujących go informacji dotyczących aktualnych cenników, zdefiniowanych promocji oraz upustów. Scentralizowane źródło danych w systemie CRM gwarantuje jednolity przekaz informacji niezależnie od pracownika, z którym kontaktuje się Klient.
Kreator ofert i zamówień
Szczegółowe informacje o kontrahencie gwarantują, iż każdy z pracowników firmy może przygotowywać oferty dostosowane do oczekiwań i wymagań konkretnego Klienta. Kreator ofert w programie CRM czuwa nad automatycznym przyznawaniem upustów podczas tworzenia dokumentu, a następnie generuje ładną i czytelną ofertę. Tak przygotowany dokument można wysłać mailem lub faksem (w postaci HTML lub pdf). Przygotowując w ten sposób oferty tworzymy rejestr ofert, który następnie można wykorzystać do ich monitorowania. Dzięki temu zawsze wiemy co i za ile oferowaliśmy Klientowi a także mamy dostęp do raportów takich jak „Lejek sprzedaży”. System CRM gwarantuje także możliwość automatycznego przekształcenia wygranej oferty w zamówienie bądź fakturę.
Zarządzanie
kosztami i zakupami
Nasz CRM umożliwia prowadzenie szczegółowego rejestru zakupów dokonanych u dostawców. Dodatkowo rozbudowane mechanizmy akceptacji kosztów wewnętrznych gwarantuje pełną kontrolę nad wydatkami/zapotrzebowaniami zgłaszanymi przez poszczególnych pracowników. Informacje te pozwalają na rozszerzenie możliwości raportów i generowanie wiarygodnych analiz zyskowności.
Plany sprzedażowe
oraz zadaniowe
CRM to także narzędzie ułatwiające menedżerom definiowanie celów strategicznych firmy oraz monitorowanie bieżących działań pracowników. Dostępne są m.in. narzędzia planowania wykonywania danych czynności (np.: spotkania, telefony), jak i planowania sprzedaży danego asortymentu, czy też aktywności sprzedażowej klientów. Każdy z pracowników będzie miał również możliwość na bieżąco analizować stan wykonania planu. Dzięki temu mechanizmowi można szybko reagować na przykład na spadek/wzrost sprzedaży danego asortymentu czy aktywności pracowników, co ułatwi w przyszłości podejmować właściwe decyzje.
Zarządzanie
czasem pracy
W każdej firmie bardzo ważnym aspektem jest prawidłowe rozplanowanie zajęć i działań. Dzięki zintegrowanemu z systemem kalendarzowi zadań każdy z pracowników z dowolnym wyprzedzeniem może zaplanować swoje działania. Kalendarz to jednak nie tylko narzędzie planowania własnych zadań. To także możliwość delegowania zadań innym pracownikom oraz czuwania nad ich poprawną realizacją gwarantujący synchronizację podejmowanych działań. W obu przypadkach program do zarządzania relacjami z klientem czuwa nad automatycznym powiadamianiem o nadchodzącym terminie realizacji zadnia.
Tablica KANBAN
Kalendarze są wygodnym narzędziem do planowania i organizowania wydarzeń w czasie.
Nie są jednak idealnym rozwiązaniem do zarządzania procesami, które mają określoną datę zakończenia a główny nacisk kładziemy na monitorowanie postępów pracy oraz terminową realizację.
W takim przypadku bardziej popularnym podejściem jest wykorzystanie tablicy KANBAN, która umożliwia organizację zadań w kolumnach. Kolumny mogą być używane do oznaczania postępów w realizacji, takich jak "W trakcie realizacji", "Do sprawdzenia" czy "Zakończone". W połączeniu z technologią drag and drop umożliwia to łatwe i wygodne zarządzanie postępami wszystkich zadań, które muszą być wykonane.
.
Integracja ze
środowiskiem
Google Maps
Ścisła integracja ze środowiskiem Google Maps wzbogaca system CRM o takie funkcje jak prezentacja siedziby Klienta na mapie czy wyznaczanie tras przejazdu. Trasy przejazdu mogą być wyznaczane na podstawie adresów wskazanych przez użytkownika niemniej jednak może on także skorzystać z opcji automatycznego wyboru punktów pośrednich. W trybie tym system CRM na podstawie informacji zapisanych w bazie danych (zadania, wizyty serwisowe) sam wyznaczy listę firm, które należy odwiedzić.
Raporty sprzedaży
System do zarządzania relacjami z Klientem musi być wyposażony w mechanizmy raportowania oraz analizy danych. Raporty dostępne w module podstawowym umożliwiają m.in.: sprawdzenie co i za ile zakupił dany Klient, komu został sprzedany określony produkt, segmentacje Klientów ze względu na generowaną sprzedaż oraz raportowanie ofert (np.: „Lejek sprzedaży”).
Intranet
Intranet to część składowa modułu CRM. Podstawowym zadaniem Intranetu jest ułatwienie i usprawnienie wymiany informacji wewnątrz firmy. Umożliwia zarządzanie kosztami, nieobecnościami oraz procesem ich akceptacji. W zakładce Intranet dostępna jest też opcja rezerwowania zasobów współdzielonych takich jak sale konferencyjne, samochody itp. W celu zwiększenia kompetencji pracowników firmy a co za tym idzie lepszej obsługi Klienta Intranet oferuje pomoc wewnętrzną będącą narzędziem łatwej wymiany wiedzy pomiędzy użytkownikami systemu CRM.
Import/Eksport danych
Opcje importu oraz eksportu danych umożliwiają wymianę danych pomiędzy systemem CRM a inną aplikacją. Dzięki temu, użytkownik zyskuje dodatkowe możliwości elastycznego analizowania danych. Jako przykład można tutaj wymienić analizę kontrahentów ze względu na historię kontaktów (np.: wyświetlenie kontrahentów, z którymi nie mieliśmy kontaktu w ciągu miesiąca lub którzy w ciągu roku zakupili produkty powyżej jakiejś kwoty). Import danych to gwarancja, iż czas potrzebny na wdrożenie systemu CRM zostanie maksymalnie skrócony. Najważniejsze dane dotyczące kontrahentów, osób kontaktowych, informacji czy produktów mogą zostać szybko zarejestrowane w programie.
Kreator automatyzmów
Nowoczesny, ergonomiczny system CRM powinien oferować szereg automatyzmów zwalniających użytkownika z konieczności wykonywania prostych i powtarzalnych schematów. System ITCube CRM oferuje rozbudowane narzędzia definiowania automatyzmów we własnym zakresie. Dzięki temu użytkownik może łatwo zdefiniować automatyczne działania charakterystyczne dla jego przedsiębiorstwa. Typowym przykładem jest generowanie zadania z przypomnieniem bądź też wysłanie korespondencji mailowej do użytkownika lub kontrahenta. W obu przypadkach wyzwalaczem akcji może być dodanie dokumentu handlowego zawierającego produkty z wybranej kategorii o wartości sumarycznej przekraczającej zadany próg. Inne typowe automatyzmy pozwalają na wykonywanie czynności w momencie otrzymania korespondencji mailowej czy wprowadzenia nowego kontrahenta o zadanych cechach...
Prezentacja podstawowych funkcji
