CRM dla firmy handlowej
2018-12-27 Autor: Piotr Stanek
Jeszcze nie tak dawno skrót CRM był dla wielu firm ciągiem nic nieznaczących znaków. Obecnie skrót ten jest już powszechnie znany, natomiast warto przypomnieć jakie praktyczne zastosowanie i korzyści przynosi oprogramowanie CRM w firmach handlowych. Mówimy tu zarówno o dużych przedsiębiorstwach posiadających regionalne oddziały oraz mobilnych handlowców jak i tych mniejszych – często rodzinnych firmach.
Spójna baza kontrahentów
Główny obszar, w którym system CRM pomoże każdemu przedsiębiorcy to uporządkowana baza kontrahentów i jasny podział uprawnień do ich obsługi. Unikamy w ten sposób prowadzenia równoległych rozmów z Klientami i angażowania wielu pracowników w ten sam proces handlowy. Warto dodać, że nasz system CRM umożliwia opisywanie Klientów różnymi parametrami (np.: czym jest zainteresowany, tematyka newslettera, wielkość firmy, język komunikacji, potencjał itp.), które następnie można wykorzystać do raportowania i ich wyszukiwania. Dzięki temu możemy prowadzić działania handlowo-marketingowe na wyselekcjonowanej grupie kontrahentów.
Planowanie zadań oraz wspólne kalendarze
Istotnym elementem pracy handlowca jest planowanie swoich działań i realizacja planów aktywności handlowych (np.: ilość wykonanych wizyt handlowych czy telefonów). CRM to narzędzie, które pozwoli pracownikom uporządkować swoje zadania, optymalizować trasy i częstotliwość wizyt handlowych. Współdzielenie kalendarzy pozwala również na monitorowanie aktywności innych pracowników, dzięki czemu można prowadzić i koordynować skuteczniej działania handlowe w firmie. Pracownicy natomiast, zwolnieni są z obowiązku przygotowywania czasochłonnych raportów codziennej aktywności ze względu na analityczne możliwości programu CRM.
Mobilność
Trudno w dzisiejszych czasach wyobrazić sobie pracę bez stałego dostępu do sieci internet – a co za tym idzie do wiedzy o Klientach. CRM dla firmy handlowej to system gwarantujący dostęp do pełnej informacji o Kliencie online z dowolnego miejsca i urządzenia. Ponieważ nie zawsze jest miejsce i czas na korzystanie z komputera czy laptopa, coraz częściej system CRM jest używany na tablecie czy smartfonie. ITCube umożliwia nie tylko na dostęp do takich danych jak: karta klienta, notatki, korespondencja e-mail czy zadania, ale również pozwala na mobilne przygotowywanie dokumentów handlowych (np.: ofert). Jeżeli nasz system CRM jest zintegrowany z systemem ERP, to handlowiec ma możliwość sprawdzenia stanu rozliczeń z Klientem czy dostępność towaru na magazynie.
Proces sprzedażowy
Pracownicy firm handlowych wymieniają ze swoimi Klientami na etapie sprzedaży duże ilości informacji oraz przetwarzają wiele dokumentów. CRM to system, który nie tylko umożliwia przechowywanie ofert stworzonych w zewnętrznych systemach, ale przede wszystkim to aplikacja, która umożliwia tworzenie ofert na bazie zdefiniowanych szablonów. Wbudowana baza produktów oraz usług gwarantuje dostęp do aktualnych cen, opisów, parametrów technicznych, a przy integracji z systemem handlowym również dostęp do stanów magazynowych. To duże ułatwienie dla pracowników działu sprzedaży, którzy mogą na bazie powyższych informacji przygotować ofertę pod konkretne potrzeby Klienta. Dodatkowo wszystkie oferty można łatwo wyszukiwać, modyfikować, uaktualniać oraz przekształcać na zamówienia, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.
Baza dokumentów
Warto przy okazji wdrażania systemu CRM uporządkować bazę dokumentów (plików), które przechowywane są często na różnych komputerach i bez koniecznych zabezpieczeń. Wprowadzenie przepisów RODO, dodatkowo zaostrzyło wymogi dotyczące procedur przetwarzania danych i udostępniania ich poszczególnym pracownikom. System CRM jakim jest ITCube powala na stworzenie katalogów dokumentów ze zdefiniowanymi prawami do ich odczytu – dzięki temu w każdej firmie można łatwiej zarządzać dużą ilością plików dzieląc je na kategorie (np: Dokumenty poufne, CV, Przetargi, Cenniki, Oferty, Umowy, Kalkulacje itp.). Kolejną korzyścią z posiadania wspólnej bazy dokumentów jest możliwość łatwej aktualizacji plików – dzięki czemu pracownicy korzystają zawsze z aktualnych wersji dokumentu.
