Wdrożenie CRM on-line CRM

Wdrożenie systemu CRM – jak się przygotować?

Aby proces wdrożenia programu CRM przebiegł jak najsprawniej warto dobrze przygotować się do niego. W artykule tym przybliżymy najważniejsze kwestie, które umożliwią skuteczne wdrożenie aplikacji do zarządza relacjami z Klientami.

Określenie kluczowej funkcjonalności

W pierwszej kolejności ważne jest aby zastanowić się nad funkcjonalnościami, które są niezbędne w systemie CRM, bez których wdrożenie programu nie przyniesie zakładanych korzyści. Określenie kluczowych funkcjonalności powinno być wykonane przed etapem rozmów z dostawcami aplikacji CRM i zweryfikowane przed wyborem konkretnego oprogramowania. Natomiast na etapie wdrożenie świadomość kluczowych funkcjonalności jest niezbędna do prawidłowego przeprowadzenia całego procesu. Podczas wdrożenia warto też korzystać z wiedzy i bogatego doświadczenia dostawcy systemu CRM, dlatego ważne jest aby wybrać Partnera biznesowego z odpowiednimi referencjami.

Zaangażowanie pracowników na etapie wdrożenia systemu CRM

Istotne jest aby wyznaczyć w firmie osobę koordynującą cały proces, co ułatwi komunikację z dostawcą oraz uspójni przekaz informacji. Co ważne – tzw. liderem projektu nie musi być osoba posiadająca wiedzę informatyczną. Dużo ważniejsze jest aby osoba ta dobrze znała specyfikę pracy w firmie i była osobą decyzyjną (zazwyczaj pracownicy szczebla kierowniczego lub w mniejszych firmach – właściciele). Istotną kwestią jest również przedstawienie pracownikom celu wdrożenia systemu oraz przewidywanych usprawnień, które zaowocują w konsekwencji poprawą ich warunków pracy. Doświadczony dostawca oprogramowania CRM dysponuje też wieloma ankietami czy formularzami przedwdrożeniowymi, które ułatwiają przygotowanie się firmie do etapu konfiguracji systemu. Dzięki temu cały proces wdrożenia CRM przebiega sprawnie i nie jest rozciągnięty w czasie.


Przygotowanie danych do importu

Import danych to częsty element wdrożenia systemu CRM jak i późniejszej pracy na systemie CRM. Ważne zatem, aby import danych można było przeprowadzić w oparciu o np.: pliki przygotowane w arkuszach kalkulacyjnych i był dostępny z poziomu interfejsu aplikacji CRM. Tym samym przygotowanie danych do importu jak i sam import, będzie mógł wykonać pracownik we własnym zakresie bez angażowania dostawcy. Dane, które są importowane do systemu CRM dotyczą zazwyczaj: kontrahentów (zarówno tych aktywnych jak i potencjalnych), osób kontaktowych, notatek o Klientach oraz produktów i usług.

W przypadku integracji CRM z systemem handlowym lub ERP de facto z automatu zostaną zaimportowane informacje o Klientach oraz cennikach. Dodatkowo użytkownicy będą mieli informacje na temat wystawionych faktur, stanu rozliczeń oraz stanów magazynowych.

Dodajmy, że zaawansowane systemy CRM posiadają narzędzia do scalania duplikatów oraz hurtowego porządkowania danych (np.: przypisanie nowego obsługującego, zmiana statusu kontrahenta, dodanie parametru itp.).

Przygotowanie infrastruktury

Oprogramowanie CRM, tak jak system handlowy czy ERP, musi być zainstalowane na serwerze.

Może to być zarówno komputer w firmie jak i serwer dzierżawiony u providera. Na etapie wyboru systemu CRM, należy zwrócić uwagę na wymagania stawiane przez dostawcę w kwestii aspektów technicznych, ponieważ mogą one znacząco podnieść wartość całej inwestycji. Systemy CRM mogą być oparte zarówno o bezpłatne jak i płatne bazy danych oraz w zależności od technologii będą wymagać środowiska Windows lub Linuks.

W przypadku kiedy wybieramy system CRM, który jest dostępny dla użytkowników przez przeglądarkę internetową, to upewnijmy się tylko, które przeglądarki są wspierane przez dostawcę. Systemy CRM, które są dostępne przez najpopularniejsze przeglądarki – tj. IE, Firefox czy Chrome, użytkownik uruchomi praktycznie na dowolnym urządzeniu (opartym o środowisko Windows, Linuks, iOS czy Android) bez konieczności specjalnej konfiguracji sprzętu. Tym samym późniejsza obsługa administratora systemu sprowadza się najczęściej do prac prowadzonych na serwerze.

Praktycznie większość wdrożeń systemu CRM wiąże się z integracją z pocztą elektroniczną, ponieważ ciężko wyobrazić sobie pełną historię kontrahenta bez wymiany korespondencji mailowej. Aby wdrożenie przebiegło sprawnie warto także zebrać wszystkie informacje na temat ustawień poczty pracowników.

Szkolenia

Nawet najlepszy system CRM nie będzie pomocny jeśli użytkownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Tak więc niezwykle istotne jest aby pracownicy zostali dobrze przeszkoleni, ponieważ od tego w dużej mierze zależy sukces wdrożenia aplikacji CRM. Warto zwrócić uwagę, iż należy zarówno przeszkolić zwykłych użytkowników jak i kadrę zarządzającą oraz osobę odpowiedzialną za administrację programu. Po początkowych szkoleniach można rozważyć zainwestowanie w ponowną wizytę wdrożeniową aby można było zweryfikować czy użytkownicy poprawnie korzystają z oprogramowania oraz odpowiedzieć na pytania, które pojawiły się podczas użytkowania programu.

Skontaktuj się z nami

Jeśli jesteś
zainteresowany
napisz do nas!

Podanie danych osobowych oraz wyrażenie powyższych zgód jest dobrowolne. Administratorem danych jest ITCube Software Stanek i Śliwka Spółka Jawna z siedziba w Krakowie, przy ul. Łużyckiej 42/43, 30-658 Kraków. Dane będą przetwarzane wyłączenie zgodnie z celami wykazanymi w momencie ich zbierania oraz przetwarzane do czasu odwołania zgody lub ustania wymogu prawnego. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.

Wdrożenie CRM

4.8 5 z 4 1