Wdrożenie CRM – jak się przygotować?

Jaka funkcjonalność systemu CRM?

W pierwszej kolejności należy ustalić główne zastosowanie systemu CRM w firmie i biznesie. Bez tego wdrożenie CRM nie przyniesie oczekiwanych korzyści. Określenie kluczowych funkcjonalności systemu musi być wykonane przed etapem rozmów z dostawcami aplikacji CRM i zweryfikowane przed wyborem konkretnego oprogramowania. Pomocna w tym kierunku będzie wiedza i bogate doświadczenie dostawcy systemu CRM, dlatego ważne jest aby wybrać Partnera biznesowego z odpowiednimi referencjami. My na systemach do zarządzania relacjami z klientami i ich wdrożeniach w firmie znamy się od lat, dlatego mogą nam Państwo zaufać!

Główne etapy wdrożenia CRM:

• Analiza przedwdrożeniowa - określenie wszelkich oczekiwań wobec systemu CRM, funkcji, procedur zastosowania, sposobu wdrożenia.
• Konfiguracja na podstawie analizy - przygotowanie systemu do użycia zgodnie z wcześniejszą analizą przedwdrożeniową. Opiera się także na odpowiedniej konfiguracji funkcji, ekranów, pól wyboru, użytkowników i praw dostępu.
• Importowanie danych - importowanie wszelkich danych wykorzystywanych w systemie CRM - np. listy produktów, dane klientów, klasyfikacje kontrahentów, materiały informacyjne, wzory dokumentów, archiwalne dokumenty sprzedażowe itp.
• Tworzenie szablonów dokumentów - dzięki nim generuje się nowe dokumenty, automatyzuje uzupełnianie wymaganych pół z danymi z systemu CRM. Te szablony znajdują zastosowanie w: wzorach korespondencji, formularzach oferty, protokołach, umowach itp.
• Tworzenie dodatkowych raportów - poza istniejącymi w systemie CRM standardowych raportów, tworzy się jeszcze dodatkowe zgodne z wymaganiami danej organizacji i jej sposobu działania. Wymaga to określenia źródeł danych, układu stron, kryteriów, wykresów czy innych ustaleń.
• Integracja z pozostałymi systemami - CRM łączy się z pozostałymi systemami stosowanymi w firmie, na przykład z: systemem handlowym, systemem magazynowym, programem księgowym czy serwerem pocztowym. Dodatkowo może dotyczyć to połączenia z systemem call-center, centralą telefoniczną czy stroną www.
• Szkolenie z obsługi - szkolimy użytkowników końcowych i administratora w zakresie codziennego użycia systemu CRM. Odbywa się to po realizacji wyżej wymienionych działań, by móc odnieść system CRM do codziennych warunków pracy w firmie. Zapewniamy także wsparcie powdrożeniowe, pomagając zdalnie i przy udziale naszych konsultantów. Dzięki temu po wdrożeniu i całkowitym uruchomieniu nowego systemu CRM czują się Państwo z nami jeszcze bezpieczniej. 

System do zarządzania relacjami z kontrahentami powinien pasować do specyfiki prowadzonej działalności. Dzięki temu udaje się przełożyć istniejące procesy, odpowiednie je skonfigurować z systemem, aby okazał się w pełni przyjazny dla wszystkich użytkowników. Pomaga to w dalszym wdrożeniu systemu CRM i szkoleniu w jego obsłudze. A przede wszystkim wpływa to na automatyzację wielu procesów, co zwiększa efektywność pracy w firmie, ogranicza koszty i zwiększa przychody.

Wdrożenie CRM a zaangażowanie pracowników

Istotne jest aby wyznaczyć w firmie osobę koordynującą cały proces, co ułatwi komunikację z dostawcą oraz uspójni przekaz informacji. Co ważne – tzw. liderem projektu nie musi być osoba posiadająca wiedzę informatyczną. Dużo ważniejsze jest to, aby osoba ta dobrze znała specyfikę pracy w firmie i była osobą decyzyjną (zazwyczaj to pracownicy szczebla kierowniczego lub w mniejszych firmach – właściciele). Istotną kwestią jest również przedstawienie pracownikom celu wdrożenia systemu oraz przewidywanych usprawnień, które zaowocują w konsekwencji poprawą ich warunków pracy. Doświadczony dostawca oprogramowania CRM dysponuje też wieloma ankietami czy formularzami przedwdrożeniowymi, które ułatwiają przygotowanie się firmie do etapu konfiguracji systemu. Dzięki temu cały proces wdrożenia CRM przebiega sprawnie i nie jest rozciągnięty w czasie. Tak wdrażając systemy CRM pokazujemy, że zależy nam na rozwoju firmy, jak i zadowoleniu wszystkich pracowników.

Wdrożenie systemu CRM - Przygotowanie danych do importu

Import danych to częsty element wdrożenia systemu CRM jak i późniejszej pracy na programie CRM. Ważne zatem, aby import danych można było przeprowadzić w oparciu o np.: pliki przygotowane w arkuszach kalkulacyjnych i był dostępny z poziomu interfejsu aplikacji CRM. Tym samym przygotowanie danych do importu jak i sam import, będzie mógł wykonać pracownik we własnym zakresie bez angażowania dostawcy CRM. Dane, które są importowane do systemu zarządzania relacjami z Klientami dotyczą zazwyczaj: kontrahentów (zarówno tych aktywnych jak i potencjalnych), osób kontaktowych, notatek o Klientach oraz produktów i usług.

W przypadku integracji CRM z systemem handlowym lub ERP de facto z automatu zostaną zaimportowane informacje o Klientach oraz cennikach. Dodatkowo użytkownicy będą mieli informacje na temat wystawionych faktur, stanu rozliczeń oraz stanów magazynowych. Dodajmy, że zaawansowane systemy customer relationship management posiadają narzędzia do scalania duplikatów oraz hurtowego porządkowania danych (np.: przypisanie nowego obsługującego, zmiana statusu kontrahenta, dodanie parametru itp.).

Wdrożenie CRM - Przygotowanie infrastruktury

Oprogramowanie CRM, tak jak system handlowy czy ERP, musi być zainstalowane na serwerze. Może to być zarówno komputer w firmie jak i serwer dzierżawiony u providera. Na etapie wyboru programu CRM, należy zwrócić uwagę na wymagania stawiane przez dostawcę w kwestii aspektów technicznych, ponieważ mogą one znacząco podnieść wartość całej inwestycji. Systemy CRM mogą być oparte zarówno o bezpłatne jak i płatne bazy danych oraz w zależności od technologii będą wymagać środowiska Windows lub Linux. Jeśli się Państwo na tym nie znają, to chętnie udzielimy dodatkowych wskazówek, dopasowując się do Państwa indywidualnych oczekiwań i potrzeb!

W przypadku wyboru system CRM dostępnego dla użytkowników przez przeglądarkę internetową należy upewnić się, które przeglądarki są wspierane przez dostawcę. Systemy CRM, które są dostępne przez najpopularniejsze przeglądarki – tj. Firefox, Chrome czy IE użytkownik uruchomi praktycznie na dowolnym urządzeniu (opartym o środowisko Windows, Linux, iOS czy Android) bez konieczności specjalnej konfiguracji sprzętu. Tym samym późniejsza obsługa administratora systemu sprowadza się najczęściej do prac prowadzonych na serwerze.

Praktycznie większość wdrożeń systemu CRM wiąże się z integracją z pocztą elektroniczną, ponieważ ciężko wyobrazić sobie pełną historię kontrahenta bez wymiany korespondencji mailowej. Aby wdrożenie przebiegło sprawnie warto także zebrać wszystkie informacje na temat ustawień poczty pracowników.

Jesteśmy w stanie zadbać o wdrożenie systemu CRM w Państwa firmie - dbając także o profesjonalne przygotowanie całej infrastruktury!

Wdrożenie aplikacji CRM - ostatni etap czyli szkolenia

Nawet najlepszy system CRM nie będzie pomocny jeśli użytkownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Według CSO Insights nawet 43 procent użytkowników systemu CRM używa mniej niż połowę funkcjonalności. Tak więc niezwykle istotne jest, aby pracownicy zostali dobrze przeszkoleni, ponieważ od tego w dużej mierze zależy sukces działania aplikacji CRM. Warto zwrócić uwagę, iż należy zarówno przeszkolić zwykłych użytkowników, jak i kadrę zarządzającą oraz osobę odpowiedzialną za administrację programu.

Po początkowych szkoleniach można rozważyć zainwestowanie w ponowną wizytę powdrożeniową, aby można było zweryfikować czy użytkownicy poprawnie korzystają z oprogramowania oraz odpowiedzieć na pytania, które pojawiły się podczas użytkowania programu. Także i taki końcowy etap wdrożenia systemu CRM jesteśmy w stanie zagwarantować!

Wdrożenie systemu CRM - Jakie koszty?

Nie ma standardowego cennika, ponieważ każda organizacja jest inna. Cena wdrożenia naszego systemu zależna jest od takich czynników, jak: czasochłonność realizowanych prac, stopień trudności realizacji poszczególnych etapów wdrożenia CRM. Już poznając podstawowe wymagania Klienta, jesteśmy w stanie określić szacunkową wycenę wdrożenia programu do zarządzania kontaktami z klientami. Dokładniejszą wycenę przedstawiamy po otrzymaniu dokładnych wymagań. Wtedy udaje się nam przygotować dokładny kosztorys i harmonogram prac. Skontaktuj się z nami, a poznasz koszt wdrożenia CRM w Twojej firmie!

Interesuje Cię wdrożenie CRM - Zapraszamy!
Skontaktuj się z nami, a chętnie dokładnie wyjaśnimy, jak w Twojej firmie i biznesie może wyglądać wdrożenie CRM i co ono konkretnie zapewni.

Zobacz także:

• Jaki system CRM wybrać? Polski czy zagraniczny?
• Dlaczego system CRM jest ważny dla firmy?
• Słowniczek pojęć związanych z tematyką CRM

Tagi: Wdrożenie crm, CRM, System CRM, Przygotowanie do wdrożenia CRM, Koszty wdrożenia