CRM dla firm sprzedających maszyny rolnicze
Oprogramowanie ITCube cieszy się dużą popularnością w firmach sprzedających, wypożyczających oraz serwisujących maszyny wykorzystywane w branży rolniczej. Zapraszamy do zapoznania się z case study z wdrożenia naszego systemu do zarządzania relacjami z Klientami w firmie Serafin
Wdrożenie systemu ITCube CRM w firmie SERAFIN
„Wyróżnij się lub zgiń” to tytuł książki traktującej o wyróżnieniu swojego produktu na tle konkurencji, której autorem jest Jack Trout. Firmy działające w branży maszyn i urządzeń budowlanych, komunalnych czy rolniczych doskonale wiedzą jak ciężko jest konkurować na tym rynku. Dlatego kilka lat temu w firmie Serafin podjęto decyzje o inwestycji w innowacyjne oprogramowanie – ITCube CRM. Z perspektywy czasu to była dobra decyzja, pozwalająca na dynamiczny rozwój firmy i utrzymanie wysokiej jakości obsługi Klienta.
O Serafin
Serafin P.U.H. Andrzej Serafin to firma, która istniej od 2005 roku, a jej działalność obejmuje cały kraj oraz Europę Środkowo-Wschodnią. Swoje działania koncentruje na imporcie i dystrybucji maszyn budowlanych, ogrodniczych i leśnych uznanych światowych producentów. Serafin projektuje i montuje linie technologiczne dla przemysłu spożywczego, rolniczego i piwowarskiego. Jest jedynym importerem w Polsce ładowarek Avant, osprzętu budowlanego Digga, urządzeń hydraulicznych Dynaset, kosiarek Grillo, chwytaków do kostki brukowej Hunklinger, maszyn leśnych Krpan, zaprawiarek Niklas i wielu innych.
Firma nieustannie się rozwija i stara się dostosowywać do zmieniającego się rynku, postępu technologicznego i rosnących wymagań klientów. Ceni wysoką jakość produktów i innowacyjne rozwiązania, dlatego też podjęto współpracę z ITCube Software z Krakowa w zakresie wdrożenia systemu kompleksowej obsługi Klienta – ITCube CRM. Więcej o firmie Serafin można znaleźć na: https://www.serafin-maszyny.com/
Opis wdrożenia
Przed przystąpieniem do wdrożenia systemu ITCube CRM określono w firmie główne obszary, które wymagają wsparcia nowoczesnym narzędziem.
„Spodziewamy się, że wdrożenie systemu CRM usprawni prace naszym przedstawicielom handlowym. Przede wszystkim skróci czas przygotowywania ofert, umożliwi integrację z systemem handlowym aby można było na bieżąco monitorować płatności i mieć dostęp do stanów magazynowych oraz finalnie pozwoli na unikanie sytuacji prowadzenia równoległych rozmów z Klientami. Istotne też będą raporty geolokalizacyjne, które pozwolą nam zorientować się na mapie, gdzie realizowana jest sprzedaż danych produktów.” - tak początkowo zdefiniowane przez dyrektora handlowego Michała Sieńko oczekiwania/wymagania, zostały zrealizowane z nawiązką.
W pierwszym etapie wdrożenia, firma ITCube Software (producent systemu ITCube CRM), zaproponowała konfigurację systemu uwzględniającą moduły: CRM, MAIL, PROJEKTY, SERWIS oraz INTEGRACJĘ z SUBIEKT GT dla ok. 20 pracowników.
Wdrożenie podstawowego modułu CRM oraz integracji z systemem handlowym umożliwiło pracownikom firmy m.in:
- budowanie wspólnej bazy potencjalnych i aktywnych Klientów oraz przypisywanie im unikalnych atrybutów. Dzięki temu, możliwe jest przekrojowe raportowanie Klientów po wielu parametrach. Dla przykładu można uzyskać listę Klientów, którzy interesowali się danym produktem, marką i są z regionu mazowieckie.
- planowanie spotkań/zebrań i innych aktywności w ramach wspólnego kalendarza. Oczywiście, w zależności od uprawnień danego pracownika, zdefiniowane zostały widoczności kalendarzy poszczególnych osób.
- dostęp do aktualnej listy produktów (maszyn, wyposażenia dodatkowego i części eksploatacyjnych) i usług. Przedstawiciele zyskali poprzez integrację z systemem handlowym dostęp do bieżących stanów magazynowych oraz aktualnych cen. Dodatkowo asortyment został opisany parametrami oraz wzbogacony o zdjęcia i karty techniczne. To elementy ważne zarówno dla działu handlowego jak i wsparcia serwisowego.
- generowanie wyróżniających się ofert. CRM umożliwia tworzenie zestawów, ofert wariantowych, serwisowych oraz ułatwia powielanie ofert i kierowanie ich do różnych kontrahentów. Zdefiniowano kilka szablonów, dzięki którym Klienci otrzymują oferty atrakcyjne pod względem graficznym i spójne wizualnie jak i merytorycznie.
Uruchomienie moduł MAIL usprawniło komunikację z Klientami, a przede wszystkim pozwala na archiwizację najistotniejszych ustaleń. Pracownicy mogą też korzystać z szablonów korespondencji oraz kampanii marketingowych.
Moduł PROJEKTY sprawdza się głównie w obszarze przetargów, planowania inwestycji i realizacji wieloetapowych procesów. Możliwość podpięcia pod projekt zarówno kontrahentów jak i osób kontaktowych umożliwia odnotowywanie kto faktycznie uczestniczył w danym przedsięwzięciu – np.: szkoleniu produktowym.
Dla działu serwisu, kluczowym elementem jest moduł SERWIS, gdzie przechowywana jest baza maszyn (czyli urządzeń Klienta z przypisanym nr seryjnym), umów serwisowych oraz historia zleceń (np.: przeglądów i zgłoszonych awarii).
Początkowa konfiguracja została z czasem rozszerzona. ITCube Software przeprowadził sprawnie proces przepięcia integracji z systemu Subiekt na inny system ERP. Dodano też funkcję EKSTRANETU – czyli platformy B2B, dzięki której zaoszczędzono czas na obsłudze zgłoszeń serwisowych oraz powtarzalnych zamówieniach części eksploatacyjnych. Dodatkowo Klienci poprzez tą platformę, mają dostęp do wybranej dokumentacji.
Na chwilę obecną z systemu korzysta ponad 30 użytkowników, którzy mogą korzystać z interface’u polskiego lub angielskiego. To pozwala firmie na swobodny rozwój oraz zatrudnianie pracowników z różnych części świata.
Koordynatorem wdrożenia i obecnym administratorem systemu jest po stronie firmy Serafin Pan Michał Sieńko, który dopilnował aby każda osoba była odpowiednio przeszkolona. Jak można usłyszeć od Pana Michała: „Cenię sobie wieloletnią współpracę z firmą ITCube Software i wysoko oceniam kompetencję pracowników firmy. Prace wykonywane są zgodnie z założonym harmonogramem i należytą starannością, dzięki czemu oprogramowanie ITCube działa w naszej firmie nieprzerwanie od kilku lat. Warto też podkreślić, iż firma oprócz wsparcia w postaci Asysty Technicznej oferuje swoim Klientom bezpłatne szkolenia w formie webinarów, dzięki którym pracownicy mają możliwość dokształcenia się z obsługi systemu.”
