Zarządzanie projektami
2022-08-30 Autor: Michał Michalski
Projekt - to zgodnie z definicją, ogół działań realizowanych w określonym czasie (początek-koniec), prowadzących do realizacji konkretnego celu. Zazwyczaj określony jest dodatkowo budżetem, koordynatorem (liderem projektu), może być podzielony na etapy (tzw. „kamienie milowe”) oraz przypisany do jednego lub wielu kontrahentów. Jak system CRM może pomóc w zarządzaniu projektami?
Co to jest moduł projekty?
Projekty stanowią moduł dodatkowy do ITCube CRM, który możemy najogólniej nazwać "teczką", gromadzącą wszelkie zdarzenia w ramach procesu. Projekt "spina" organizacyjnie złożone z wielu uczestników i wieloetapowe procesy zaplanowane w dłuższej perspektywie czasu oraz umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji zdarzeń. System, w ramach prowadzonego projektu przypomina o terminowej realizacji zadań oraz powiadamia o zbliżającym się deadlinie danego etapu lub całego projektu. Elastyczna budowa modułu pozwala na wykorzystanie go, do odwzorowania i obsługi właściwie dowolnego procesu prowadzonego w Państwa firmie. Do koordynacji projektów służy pulpit managera projektów, lista projektów i etapów z możliwością filtrowania, a także raporty powiązane z modułem PROJEKTY.
Budowanie szablonów/wzorców procesowych
Powtarzalne, ustandaryzowane, a co najważniejsze skuteczne ścieżki postępowania możemy zapisywać jako wzorce (szablony) procesowe do ponownego, wielokrotnego wykorzystania w przyszłości. Nie musimy budować ich za każdym razem od podstaw. Mamy rzecz jasna możliwość modyfikacji pewnych założeń, jeżeli zajdzie taka potrzeba lub projekt będzie odbiegać w danym przypadku od standardowych założeń. Ścieżka realizacji projektu może być zależna od wyników podjętych działań na pewnym jego etapie, dzięki czemu użytkownik uzyskuje jasną procedurę działania w określonej sytuacji. Warto dodać, że proces można prowadzić również w oparciu o zdefiniowany do każdego etapu zakładany czas realizacji. Projekt może obejmować zarówno działania "na zewnątrz" organizacji, w których udział bierze bezpośrednio kontrahent (klient) czy grupa kontrahentów/podmiotów, jak również tych które odbywają się wewnątrz firmy. Wysoka elastyczność modułu oraz rosnący poziom umiejętności użytkowników systemu pozwolą także w ramach etapów prowadzonego projektu mieszać te style prowadzenia, dostosowując je najlepiej do indywidualnych potrzeb.
Pełna historia zdarzeń i wątkowanie maili
Każdy z projektów wyróżnia indywidualny numer i nadana przez lidera projektu nazwa. Możemy założyć w każdym z nich szacunkowe terminy realizacji, orientacyjne przychody i koszty, które na etapie prowadzenia i zamknięcia projektu możemy zestawić z faktycznymi. Uzyskamy to na podstawie odpowiednio: kalendarza projektu oraz ewidencji dokumentów handlowych w systemie czy ręcznej rejestracji odnotowywanych przychodów/kosztów. To pozwala na łatwą kontrolę czasu i budżetu przedsięwzięcia.
Dodatkowym ułatwieniem oraz elementem podnoszącym jakość obsługi Klienta jest możliwość prowadzenia korespondencji spod projektu lub jego etapu, co gwarantuje zachowanie wątków wymienianych między stronami wiadomości e-mail. Każda wiadomość w ramach danego projektu (lub na wyższym poziomie szczegółowości - etapu) otrzymuje indywidualny tag (identyfikator), na podstawie którego system automatycznie przypisuje korespondencję do historii jego zdarzeń.
Ta historia zdarzeń to również pliki (dokumenty), którymi przykładowo mogą być: skany dokumentów, załączniki (instrukcje, certyfikaty, specyfikacje techniczne) w dowolnym formacie, dokumentacja fotograficzna, pliki graficzne, projekty/szkice, arkusze kalkulacyjne lub inne dokumenty. Prowadząc projekt w systemie klasy CRM nie tylko gromadzimy dane w jednym miejscu, ale też oszczędzamy wiele cennego czasu na poszukiwaniu informacji potrzebnych w danym momencie.
Lokalizacje - przykłady zastosowań
Prowadzonym projektom możemy przyporządkowywać adresy, dzięki którym będzie można lokalizować je na mapie. W pierwszym z możliwych wariantów, gdy w projekcie uwzględnimy kontrahenta, to system na podstawie danych zawartych na jego karcie podpowie adres realizacji. Drugi wariant zakłada, że możemy realizować projekt dla kontrahenta/grupy kontrahentów w dowolnej, wskazanej przez nas lokalizacji, wyrażonej konkretnym adresem lub współrzędnymi geograficznymi. Niezależnie od przyjętego wariantu, uwzględnienie lokalizacji projektu skutkuje zbiorczą możliwością eksportu projektów na mapę.
Przykładami zastosowań tej funkcjonalności są: mapa realizowanych inwestycji deweloperskich lub mapa obsługiwanych obiektów (np: konserwacje, czyszczenie, instalacje), mapa zrealizowanych zamówień (np: linie produkcyjne, uruchomione franczyzy, montaż maszyn itp.).
Gdy w ramach modułu realizujemy projekty organizacji/uczestnictwa w targach, szkoleniach lub konferencjach czy odpowiadamy za organizację jakiegoś przedsięwzięcia, eventu to możemy przypisywać je oczywiście do konkretnych lokalizacji, które będziemy mogli później z powodzeniem wyświetlać na mapie.
Uczestnicy projektu (pracownicy/firmy/osoby)
W projekcie możemy określić kontrahenta lub grupę kontrahentów wobec którego/których dany projekt jest prowadzony. Dodatkowo do projektu można dodawać pracowników tych kontrahentów. To daje możliwość elastycznego doboru uczestników projektu w zależności od potrzeb i specyfiki danego przedsięwzięcia. Uczestnikami projektu nie muszą być wyłącznie kontrahenci (klienci). Mogą nimi również być nasi partnerzy, dostawcy, podwykonawcy, instytucje publiczne i inne podmioty.
W procesach tych możemy uwzględnić/zaangażować dodatkowo wiele osób po stronie Państwa, czyli realizującej lub koordynującej projekt.
Przykładami projektów, w które angażujemy wiele podmiotów/osób mogą być: realizacje złożonych zamówień, inwestycje, przetargi, szkolenia, targi, eventy, projekty deweloperskie i budowlane, montaże i serwisy i wiele innych samodzielnie przez Państwa odwzorowanych.
Zobacz także:
TAGI: CRM, Projekty, Zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami w systemach CRM
