Jak dobrze wybrać CRM?

Zatem jak taki stosunek uzyskać? Warto się odnieść do zasady Pareto i przełożyć ją na zakup CRM. System, który spełni 100% wymagań może stać się bardzo kosztowną inwestycją, a często bywa projektem indywidualnym, który może nigdy nie zostać zrealizowany i nigdy się nie zwrócić.

Pierwsze kroki w wyborze systemu CRM

Dlatego należy zastanowić się jakie są główne oczekiwania wobec systemu do zarządzania relacjami z Klientami i nimi kierować się wybierając CRM. Oczekiwania najłatwiej spisać w postaci haseł lub głównych funkcjonalności. Tworzenie obszernej dokumentacji pochłonie czas i zasoby ludzkie, co przełoży się na dodatkowe koszty, a efekt może być nieadekwatny do korzyści - zwłaszcza przy dużej dynamice zmian jakie zachodzą w świecie IT.

Systemów klasy customer relationship management jest wiele i nie sposób wszystkie dokładnie sprawdzić. Dlatego w pierwszej kolejności powinniśmy odwiedzić strony internetowe potencjalnych dostawców. Następnie powinno się wykonać kontakt do grupy kilku wyselekcjonowanych dostawców by poprosić o przygotowanie orientacyjnej oferty w oparciu o wcześniej przygotowane kluczowe oczekiwania.

Warto także zastanowić się nad budżetem jaki chcemy przeznaczyć na zakup i wdrożenie systemu CRM. Jest wiele renomowanych programów do zarządzania relacjami z Klientami, ale często są to one bardzo kosztowne (są to przede wszystkim zagraniczne rozwiązania takie jak SalesForce, Sap czy Microsoft Dynamics).

Zakup licencji czy model abonamentowy?

Otrzymane oferty mogą dotyczyć wynajmu jak i zakupu systemu. W każdym wariancie powinno się na nie spojrzeć z perspektywy 2-5 lat, ponieważ CRM to wieloletnia inwestycja. Do tego popatrzmy na CRM z perspektywy koniecznego w obecnych czasach narzędzia do wspomagania pracy. To tak samo istotne i oczywiste dla pracowników jak inne narzędzia pracy – np.: laptop, smartfon, biurko czy też samochód służbowy.

Prezentacja systemu CRM?

Po wyborze 2-5 ofert, które najbardziej odpowiadają potrzebom powinno się poprosić potencjalnego dostawcę o prezentację systemu CRM - najlepiej w formie wideokonferencji (łatwiej znaleźć wspólny termin dla wszystkich osób decyzyjnych).

Podczas prezentacji systemów dobrze jest zwrócić uwagę na prędkość działania aplikacji i na jakiej ilości danych pracuje. Prezentacje najczęściej nie pokażą docelowego systemu, ale są w stanie zobrazować możliwości konfiguracji na teraz oraz w przyszłości. Natomiast ważniejsze niż możliwości konfiguracji będzie odczucie czytelności i przyjazności dla użytkownika, co będzie kluczowe dla późniejszej pracy na systemie do zarządzania kontaktami z Klientami.

Weryfikacja programu CRM oraz dostawcy

Oprócz weryfikacji proponowanych systemów powinno się sprawdzić rzetelność, doświadczenie dostawców oraz ilość wdrożeń oprogramowania. Nowi dostawcy CRM mogą szybko zmienić profil i przestać rozwijać swój system. Z kolei patrząc na doświadczone firmy warto zweryfikować jak często wprowadzają nowe wersje i usprawnienia do swoich programów. Weryfikacje można też przeprowadzić przez bezpośredni kontakt z klientami wymienionymi w referencjach np. na stronie producenta.

Z racji faktu, że CRM to kilkuletnia inwestycja to warto zwrócić uwagę, że system powinien mieć budowę modułową oraz być skalowalny. Dzięki temu wybierzecie Państwo system, który będzie się rozbudowywał i rozwijał wraz z Państwa firmą.

Przechodząc powyższy proces macie Państwo dużą szansę na wybór optymalnego dla siebie systemu. Warto pomyśleć już dzisiaj o inwestycji w program CRM, aby nie zostać z tyłu za konkurencją. W roku 2018 Europa Wschodnia zaliczyła najwyższy wzrost inwestycji w oprogramowanie CRM z wszystkich regionów na świecie (ponad 20 procentowy wzrost według gazety Forbes). Serdecznie zachęcamy do kontaktu i rozważenia inwestycji w ITCube CRM dla Państwa firmy.

Zobacz także:

• Jak przygotować się do wdrożenia systemu CRM?
• Co to jest system CRM?
• 5 najważniejszych raportów w systemie CRM
• Film wprowadzający w tematykę systemów CRM

Tagi: CRM, System CRM, Wybór systemu CRM, ranking CRM