Automatyzacja kontaktu z Klientami w systemach CRM
2019-03-13 Autor: Tomasz Śliwka
Automatyzacja, jako proces zastępowania pracy ludzi przez maszyny, postępuje coraz mocniej. Nie ma się czemu dziwić, wszak nowe technologie pozwalają tworzyć produkty jeszcze lepsze i oferować usługi w coraz bardziej konkurencyjnych cenach.
Jak zautomatyzować pracę handlowców?
W codziennych czynnościach handlowych spotykamy się często z sytuacjami powtarzalnymi. Przykładem może tu być korespondencja z Klientem, tworzenie ofert, przypominanie o spotkaniach i płatnościach, informowanie o statusie zamówienia czy monitorowanie procesu reklamacji. Bez wsparcia odpowiedniego narzędzia, czynności te są czasochłonne, a niekiedy monotonne. Decydując się na system CRM nie tylko porządkujemy bazę kontrahentów, ale mamy realny wpływ na usprawnienie pracy w firmie poprzez wprowadzenie automatyzmów. W konsekwencji zwiększamy komfort pracy i zadowolenie pracowników.
Gotowe szablony dokumentów
Wiele dokumentów w firmie przygotowujemy na bazie wcześniej wypracowanych przez siebie lub firmę wzorów. Korzystanie z szablonów w ramach jednego systemu CRM nie tylko automatyzuje pracę, ale też pozwala na prowadzenie jednolitego wizerunku marketingowego. Szablony mogą dotyczyć zarówno wydruku ofert, zamówień, pism, wydruku zleceń czy gwarancji serwisowych jak i szablonów maili. Dobry system zarządzania relacjami z klientami umożliwia stworzenie nieograniczonej ilości szablonów dokumentów, które mogą być przez pracowników edytowane na potrzeby danego Klienta.
Szablony korespondencji można wykorzystać też w codziennych kontaktach z Klientami – wiele maili tzw. pierwszego kontaktu czy dotyczące promocji lub produktów mają podobną treść. Dodatkowo w systemie CRM możemy z wyprzedzeniem zaplanować spersonalizowaną korespondencję grupową i przykładowo poinformować Klientów o zbliżających się Targach lub innym ważnym wydarzeniu.
Generator ofert
Aby móc usprawnić pracę, trzeba określić procesy w firmie, które zajmują najwięcej czasu, albo te które są najbardziej uciążliwe. Przykładem może tu być proces tworzenia oferty, a więc formalnego zapisu czym Klient jest zainteresowany. Warto podkreślić to znaczenie ofert, ponieważ usystematyzowana wiedza o potrzebach Klientów pozwala ich lepiej obsłużyć, a w konsekwencji zwiększyć ich zadowolenie i przywiązanie do firmy. Jeżeli oferty przygotowywane są w arkuszach kalkulacyjnych, edytorach tekstu, pdf czy w formie maili to brak jest możliwości analizy zachowań Klientów.
Obecnie systemy CRM mają możliwość prowadzenia bazy produktowej, a nawet integracji z systemem handlowym, dzięki czemu istnieje możliwość sprawdzania aktualnych cen i stanów magazynowych. Generator ofert w systemie ITCube CRM, umożliwia pracownikowi z dowolnego miejsca i urządzenia (także telefonu komórkowego) przygotować dokument oferty/zamówienia w oparciu o szablon i wysłać go w formie pdf do Klienta. Dodatkową wartością dodaną jest poprawa wizerunku firmy na rynku oraz możliwość prowadzenia przekrojowych statystyk.
Wieloetapowe procesy
Zdarzają się przedsiębiorstwa, w których konieczne jest odnotowywanie długoterminowych projektów. Może to być sprzedaż, która składa się z długiego procesu lub wieloetapowa realizacja zamówienia wymagająca ścisłej koordynacji kilku osób czy działów. Również i na tym polu system customer relationship management ma wiele do zaoferowania w procesie automatyzacji. Dzięki modułowi Projekty, wyposażonemu w możliwość tworzenia wzorców projektowych nie będzie potrzeby ręcznego rozpisywania planu, który po raz kolejny się w firmie rozpoczyna i ma identyczny przebieg. Co więcej, oprócz rozpisanych etapów, firm powiązanych z danym projektem i powiadomień dla koordynatorów poszczególnych etapów, system bazując na wzorcu uzupełni daty, a także stworzy powiązane z nimi zadania.
Automatyczne komunikaty dla Klientów
Wdrażając oprogramowanie CRM mamy również możliwość implementacji mechanizmów, pozwalających wysyłać automatyczne powiadomienia do Klientów o jakimś zdarzeniu. System CRM będzie mógł zatem odciążyć pracowników z zadań związanych z informowaniem Klientów o np.: przyjęciu zlecenia do produkcji, rozpoczęciu procesu reklamacyjnego, zmianie statusu oferty czy umówionym spotkaniu. Komunikaty te mogą zostać wysłane zarówno za pomocą wiadomości e-mail jak i w formie SMS’a do konkretnej osoby kontaktowej.
Zobacz także:
Tagi: System CRM, CRM, Automatyzacja, Kreator ofert, Szablony dokumentów
