System do zarządzania komunikacją z Klientem

Pracownicy działu handlowego w swojej codziennej pracy stykają się z niezliczoną ilością informacji dotyczącą m.in. Klientów, spotkań, ofert, telefonów, korespondencji czy dokumentów. W czasach błyskawicznego przepływu informacji i wysokich oczekiwań Klientów co do jakości obsługi, potrzebny jest scentralizowany system służący do zbierania danych. Doskonale do tego nadaje się oprogramowanie do zarządzania relacjami z Klientem, które jest tak samo ważne dla pracownika jak służbowy telefon czy samochód.

Pozyskiwanie i charakterystyka Klienta

Różne są sposoby na pozyskiwanie nowych Klientów (leady) i utrzymanie tych obecnych. Niewątpliwie jednak w relacjach z Klientami zawsze ważny jest bezpośredni kontakt oraz wiedza o ich zainteresowaniach i potrzebach. To właśnie poprowadzone rozmowy handlowe pozwalają handlowcom pozyskiwać cenne informacje, które odpowiednio zapisane w systemie CRM tworzą charakterystykę Klienta. Częstym problemem w przedsiębiorstwach jest brak odpowiedniego sposobu na zapisywanie historii kontaktów z klientem, co wiąże się z gubieniem interesujących tematów, a przede wszystkim osłabieniem procesów handlowych w przypadku zmian personalnych. Dlatego dobrą praktyką jest odnotowywanie przeprowadzonych ważnych rozmów, spotkań i innych kluczowych elementów komunikacji z Klientem w centralnym programie – CRM.

Rozmowy handlowe

W firmach, w których pierwszy kontakt jest jedynie początkiem długiego procesu sprzedażowego, istotne jest archiwizowanie ustaleń w kontekście danego Klienta, co ułatwia prowadzenie wielu tematów równolegle. System CRM wspomaga pracowników chociażby w sytuacjach, w których proszeni są o ponowienie oferty, przypomnienie ustaleń, ponowienie maila czy przesłanie aktualnego cennika lub katalogu. Co istotne, wdrażając system CRM możemy doprowadzić do sytuacji, w której Klient może być sprawnie i kompleksowo obsługiwany przez kilku pracowników. Scentralizowana baza kontrahentów to również komfort wyszukiwania Klientów względem różnych parametrów (np.: fragmencie nazwy, numerze NIP, adresie mailowym czy telefonie) i dostęp, w zależności od uprawnień, do całej historii kontaktów.

Wiele zadań i informacji

Zazwyczaj opiekun Klienta prowadzi wiele równoległych rozmów handlowych i nie jest w stanie pamiętać o wszystkich tematach i ustaleniach. Wiele zadań typu: „Przypomnij się w sprawie oferty”, „Oddaj raport”, „Oddzwoń po mailu”, „Przygotuj dokumentacje projektową” można uporządkować w ramach oprogramowania CRM, dzięki czemu uzyskujemy również jasno określone cele do wykonania na konkretny dzień. Kalendarz zadań, który jest połączony z danymi o Kliencie, notatkami, ofertami czy dokumentami staje się w pełni funkcjonalnym i praktycznym narzędziem codziennej pracy. Co więcej kalendarz zadań, jak i cały CRM, dostępny jest nie tylko na komputerze stacjonarnym ale także na urządzeniach mobilnych takich jak smartphone czy tablet.

Komfort pracy i usprawnienia

System CRM umożliwia monitorowanie aktywności w kontekście Klientów co ułatwia pracownikowi wychwycenie utraconych czy zaniedbanych kontaktów. Warto przy tej okazji wspomnieć o eksporcie kontrahentów w systemie ITCube, który pozwala na podstawie precyzyjnie określonych parametrów wybrać Klientów z bazy danych. Dzięki temu, zniwelujemy do absolutnego minimum ryzyko, że stracimy Klienta, który mógłby być zainteresowany naszymi produktami/usługami. Wbudowane mechanizmy przypomnień czy szablonów dokumentów i korespondencji istotnie przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na dodatkowe działania.

Współczesny biznes potrzebuje wsparcia we wszystkich obszarach prowadzenia działalności. Warto zatem rozważyć inwestycję w system CRM jako niezbędne narzędzie pracy handlowca, które dzięki uporządkowaniu i ujednoliceniu procesów handlowych pozwoli firmie zwiększyć sprzedaż.

Zobacz także:

• Kiedy najlepiej wdrożyć program CRM?
• Analiza rynku CRM
• Lepsze relacje dzięki CRM
• Nowości dotyczące rynku CRM
• Ranking systemów CRM

Tagi: CRM, Komunikacja, Usprawnienie działania firmy, Ranking CRM